Tratamiento contable de las cuotas extras

En este artículo te queremos brindar una guía para que conozcas el tratamiento de las cuotas extras en propiedad horizontal en todos sus escenarios, de acuerdo al análisis realizado a la Orientación Técnica 015 del CTCP, la Ley 675 de 2001, así como del DUR 2420 de 2015.

En nuestra experiencia en la gestión contable de Propiedad Horizontal, nos hemos encontrado en la diversidad de criterios para la aplicación contable de cuotas extras desde su aprobación hasta la gestión del gasto que lo originó, pasando por el reconocimiento en facturación y contabilidad.


Decisión de cuotas extras

La decisión de cuotas extraordinarias es responsabilidad exclusiva de la Asamblea General de Propietarios.

De acuerdo al artículo 38, numeral 4 de la Ley 675 de 2001, como funciones de la Asamblea General corresponde aprobar las cuotas ordinarias y extraordinarias presentadas por la administración justificando el motivo que lo origina a través del Presupuesto Anual. A su vez, si dicha cuota extraordinaria es para subsanar un imprevisto, sólo se dará la aprobación cuando el fondo de imprevistos no cuente con saldo disponible o este no sea suficiente para cubrir dicho imprevisto.

En todo caso, la aprobación o no del cobro de la cuota extraordinaria deberá quedar contemplado en el acta general de asambleas, indicando el monto total, cantidad de cuotas para aplicarlo, fecha de inicio, motivo que lo origina y fecha final donde deberá quedar terminada la obra o el servicio que generó dicha cuota extraordinaria, con el fin de facilitar el seguimiento para la próxima Asamblea General de Propietarios y garantizar su cumplimiento.


Por último, cabe anotar que las cuotas extraordinarias son responsabilidad exclusiva del propietario; por lo tanto, en ningún caso el arrendatario será solidario responsable con dicha cuota, de acuerdo al artículo 29 de la misma ley, ya que allí solo contempla información relacionada a la cuota ordinaria.


Cómo facturarlo?


Para ello es necesario verificar el motivo de la cuota extraordinaria y utilizarla como concepto en el sistema de facturación. Por ejemplo, si la cuota extraordinaria corresponde a mantenimiento de fachadas, una sugerencia de concepto sería "Cuota fachadas 1 de X". También puede suceder que la cuota sea superior a 1 mes y por lo tanto, se requiera identificar el número de cuotas que se cobrarán y en qué cuota van, para brindar claridad al propietario. A su vez, es importante definirle al sistema de facturación en el reporte de novedades y pagos, el orden de aplicación de pagos, si primero afecta el valor de la cuota ordinaria y luego la extraordinaria, en los casos que el valor pagado por el propietario sea inferior al facturado en dicho mes.


¿Qué sucede con los intereses de mora?

Como sucede con la cuota ordinaria, cuando el propietario no realice el pago o este sea parcial, sobre el capital vencido (cuota ordinaria + extraordinaria) se aplicará los intereses de mora a los que haya lugar, tomando como base la tasa de interés vigente suministrada por la Superintendencia Financiera.

Tasa de Interés Moratorio Septiembre 2020: 27,53 % efectivo anual - 2.04 % efectivo mensual

2020-09_Tasas_Financiera_Res 0769
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Cómo se realiza el reconocimiento contable

Con un ejemplo práctico, te explicaremos cómo registrarlo en el sistema contable.

Una vez que se ha definido el cobro de la cuota extra y ésta se ha facturado; ahora nos queda saber cómo registrarlo en el sistema contable. Lo haremos a través de un ejemplo:

En la Asamblea General de Propietarios se ha pactado cobrar una cuota extraordinaria para el mantenimiento de fachadas del Conjunto Residencial Flores PH. Para ello han definido cobrar por apartamento $200.000 que serán cobrados en dos meses.


  • Paso 1. Reconocimiento Inicial. Una vez se ha facturado la cuota extra, el registro contable es "Ingresos recibidos para terceros" en saldo crédito, por ser una cuenta pasivo y cuentas por cobrar, identificando el saldo por apartamento; tal como se encuentra en la imagen.

  • Paso 2. Pago de la cuota extra: Una vez los propietarios van realizando el pago de la cuota extra, se realiza el registro indicado en la imagen: cuentas por cobrar en signo crédito para disminuir el saldo y el registro del ingreso a la cuenta bancaria en signo débito. Tener presente que se disminuye el saldo por propietario, una vez este vaya realizando el pago. Como sugerencia, se propone registrar de manera independiente la cuenta por cobrar de cuota de administración ordinaria de la cuota extraordinaria, indicando en este último el concepto; ya que se pueden presentar diferentes conceptos de cuotas extras que requiere de su seguimiento respectivo.

  • Paso 3. Aplicación cuota extra. Una vez se inicia la ejecución de la obra para la que fue dispuesta la cuota extra, la ejecución del gasto se registra realizando el débito de la cuenta contable "Ingresos recibidos para terceros" para disminuir el saldo con la cuenta contable asociada al banco para registrar los pagos al contratista.

Puede suceder que aún no se haya realizado el pago completo por parte de los propietarios de la cuota extraordinaria; sin embargo, se puede decidir dar inicio a la ejecución de la obra. Es vital la gestión de cartera por parte de la administración con el fin de garantizar la totalidad de los recursos para la ejecución completa de la obra.






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